電話応対のつぼ

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情報は正確に伝達しよう

お電話を下さった方の会社名やお名前は、できる限り正確に伝えたいもの。伝言を頼まれたお約束の時刻やご注文をいただいた商品の名前・数量・金額に違いがあっても、大変ですね。

 

慣れないと電話の声というのは聞きにくいもの。自分のちょっとした気遣いや工夫で、間違いを防ぎましょう。

同音異語の確認をしよう

電話応対でよく使われる表現

こうぎょう

  • 工業⇒えこうぎょう
  • 興業⇒吉本興業のこうぎょう
  • 鉱業⇒かねへんのこうぎょう

 

かがく

  • 科学⇒サイエンスのかがく
  • 化学⇒ばけがくのかがく

 

しりつ

  • 市立⇒いちりつ
  • 私立⇒わたくしりつ

 

かわ

  • 川⇒三本がわ
  • 河⇒さんずいのかわ

 

 

漢字の“へん”や“つくり”で説明する

そう

  • 総⇒総合のそう
  • 綜⇒糸へんにムネのそう

 

 

仲間や文脈を使って説明する

きた

  • 北⇒東西南北のきた
  • 喜多⇒ヨロコブにオオイのきた

 

 

地名などを使って説明する

くら

  • 倉⇒倉庫のくら
  • 蔵⇒酒蔵のくら

 

たま

  • 多摩⇒多摩川のたま
  • 玉⇒ぎょくのたま

 

たか

  • 孝⇒親孝行のこう
  • 隆⇒西郷隆盛のたか

カタカナ表記をする場合

特に会社名などは、正しい表記をしないと失礼にあたります。正式にはどう書くのか、取引先であれば知っておきましょう。

 

  • H エイチ エッチ
  • K ケー  ケイ
  • T テー  ティ
  • V ビー  ヴィ

 

 

他にも、

  • エンジニアリング と エンジニヤリング
  • ディーゼル と ヂーゼル

 

などがあります。

 

 

また“・”(ナカグロ)の有無・位置にも注意しましょう。

 

 

“株式会社”の位置にも注意。電話応対で確認するときには

 

  • (株)○○ 前かぶ・頭かぶ
  • ○○(株) 後かぶ

 

などと確認します。

 

 

 

数字も間違えやすい

 

電話応対では、数字も聞き間違いやすいもの。発注数・人数・お約束の時間など、大切な情報を間違わないように確認しましょう。

 

1(いち) 2(に、ふた) 3(さん) 4(よん) 5(ご)

6(ろく) 7(なな)  8(はち) 9(きゅう)0(ぜろ)

 

特に間違いやすい数字には次のようなものがあります。

 

  • 1(いち)     →7(しち)
  • 4日(よっか)   →8日(ようか)
  • 10人(じゅうにん)→12人(じゅうににん)
  • 8本(はっぽん)  →100本(ひゃっぽん)
  • 14時(じゅうよじ)→4時(よじ)