電話応対のつぼ

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電話応対の流れ記事一覧

電話応対には3つの原則があります。それは、迅速である正確である丁寧であるの3つです。

受話器をとったら、まず「はい」といい、会社名、所属名、名前を名乗ります。この「はい」という言葉は、相手の注意を促すのに効果があります。いきなり名乗ると、最初の言葉が聞き取れない、ということもありますからね。会社によっては、「午前中は“おはようございます”と出る」「“毎度ありがとうございます”と出る」など、決まりのあるところもあります。よく教わっておきましょう。

電話の相手が名指した人が不在だったり、ほかの電話に出ていたりすることはよくあります。どう対処したらいいか相手の意向を確認しましょう。積極的に相手の用件をお伺いして、名指し人本人でなければ対応できないことなのかどうか判断し、場合によっては代理の人に電話を回すなどの配慮を。先方にとっては、電話は一度で済んだほうがいいに決まっていますからね。