電話応対のつぼ

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電話をかけるときの流れ

  1. 名乗る

    「わたくし、○○の△△と申します」

  2. あいさつする

    「いつもお世話になっております」

  3. 話したい相手を指名する

    「お忙しいところ恐縮ですが□□部の××さんはいらっしゃいますでしょうか」
    (名指し人が電話口に出たら・・・)

  4. あいさつする

    「わたくし、○○の△△でございます。いつもお世話になっております」

  5. 用件を伝える

    「実は〜の件でお電話差し上げたのですが、〜」

  6. ポイントを確認する

    「それでは○日の午後○時ということで、よろしくお願いいたします」

  7. 終わりのあいさつをする

    「失礼いたします」
    (名指し人が不在で、伝言を頼むときは・・・)

  8. 伝言を依頼する

    「それでは恐れ入りますが、伝言をお願いしてもよろしいでしょうか」

  9. 伝言内容を伝える

    「〜の件で、○日に〜」

  10. ポイントを確認する

    「それでは、○日の午後○時ということで、よろしくお伝えください」

  11. 相手の名前を確認する

    「失礼ですが、お名前をお聞かせいただけますか」

  12. 終わりのあいさつをする

    「それでは、失礼いたします」

用事があって先方に電話をかけるのですから、要点をまとめておき、だらだらとした電話にならないように注意しましょう。

 

また、初めて電話をかける相手の場合、社名や名前は思いのほか聞き取りづらく感じるものです。しっかり伝わるように、ゆっくり・はっきりと発音しましょう。

 

顔を合わせて話す時よりも、少しゆっくりと話すことを心がけると、聞き取りやすい話し方になります。近年、電話の音質は向上していますが、電話を受ける方の中には耳の遠い方、早口が苦手な方などもいることを考えて話しましょう。

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