電話応対のつぼ

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電話をかけるときのポイント

電話をかけるときのポイントは、

 

  • 漏れがない
  • 要領がよい
  • 正確である

 

ということです。

 

 

会って話す場合と違って、表情や身振り手振りがないので話が伝わりにくいのが電話です。前もって要点をまとめておき、きちんと伝わる話し方をしましょう。

 

  • 一度話した後に、要点を確認できるよう箇条書きにしておくのも良いでしょう。
  • 日時や場所は、端的に伝える方がわかりやすいものです。必要のない説明を付け足してしまわないよう、シンプルに伝えましょう。
  • 相手が復唱してくれる場合は、口を挟まず一度全部聞きます。そして訂正箇所、曖昧な部分があれば確認します。訂正する場合も、「そうじゃなくて○○です」などと否定的な言い方はせず、「日時ですが、○日です」というように伝えましょう。

 

最終的に正確に伝わったことが確認できてから電話を切りましょう。

漏れがない

電話をかける前に、伝えなければならない事項を簡単にメモしておけば、言い忘れの心配はありませんね。

 

話のポイントを整理し、メモしておきましょう。また、5W2Hで伝えるべき内容を整理することも心がけたいもの。

 

アポイントの電話を入れたのに、肝心の時間を言うのを忘れたなどということも、意外と多いものです。

要領がよい

要領を得ない話の悪い例は、話があちこち飛んでまとまりがなくなることです。

 

伝えるべき内容をメモするときに、話の流れを整理しておきましょう。相手がわかりやすいかどうかを考えて。

正確である

重要なポイントは復唱して確認しましょう。

 

アポイントの電話なら「場所」と「時間」、発注の電話なら「納期」と「数量」など重要なことを最後に念押しして電話を切りましょう。

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